Si eres autónomo, sabes que cada euro cuenta. Muchas veces, los gastos de manutención, desplazamiento y alojamiento pueden reducir tu base imponible en el IRPF, si se cumplen los requisitos marcados en la ley.

1. Gastos de Manutención

Para que los gastos de comida sean deducibles en el IRPF, es imprescindible que cumplan simultáneamente las siguientes tres condiciones:

• Estar vinculados a la actividad económica:
  El gasto debe ser necesario para la obtención de ingresos.

• Realizarse en establecimientos de restauración y hostelería:
  Deben ser comidas efectuadas en restaurantes, cafeterías, bares u otros establecimientos similares.

• Abonarse por medios electrónicos:
  El pago debe realizarse mediante tarjeta de crédito/débito, transferencia bancaria u otro medio que permita su trazabilidad. Los pagos en efectivo no son válidos.

Límites cuantitativos (Artículo 9 del Reglamento del IRPF)

Sin pernocta (en municipio distinto al del trabajo y residencia):

• En España: 26,67 € diarios.

• En el extranjero: 48,08 € diarios.

Con pernocta (en municipio distinto al del trabajo y residencia):

• En España: 53,34 € diarios.

• En el extranjero: 91,35 € diarios.

Importante: jurisprudencia sobre gastos en fines de semana y días no laborables

La deducción de gastos realizados en fines de semana o festivos está sometida a una evaluación más estricta por parte de Hacienda, y así lo confirman diversos pronunciamientos administrativos y judiciales.

Un ejemplo destacado es la Resolución 5626/2019 del Tribunal Económico-Administrativo Regional (TEAR) de Andalucía, que señala:

1. El fin de semana como indicio negativo. El hecho de que el gasto se produzca en un sábado, domingo o festivo es un indicio en contra de su vinculación con la actividad económica.

2. Necesidad de prueba reforzada. El contribuyente debe aportar pruebas adicionales y contundentes que demuestren que, aun siendo fin de semana, el desplazamiento y la estancia eran estrictamente necesarios para su actividad profesional.
   Ejemplos: asistencia a una feria, reunión con un cliente cuya única disponibilidad era ese día, eventos profesionales puntuales, etc.

3. Circunstancias adicionales relevantes. La presencia de otras personas (familiares, pareja, niños) refuerza la presunción de que el gasto es personal y no profesional.

Del mismo modo, la Sentencia nº 72/2019 del TSJ de Madrid —aunque no menciona expresamente los fines de semana— incide en que “es necesario justificar los concretos trabajos y su vinculación con el desplazamiento, así como la vinculación de las comidas y gastos de hotel con la concreta actividad profesional en cada caso”.
Justificar esta relación en un día no laborable es, por naturaleza, más difícil, por lo que Hacienda suele exigir evidencias más detalladas.

2. Gastos de Estancia

Los gastos de alojamiento por pernoctar en un municipio distinto al de la actividad y residencia también son deducibles.

Según el Artículo 9 del Reglamento del IRPF:

• Será deducible el importe justificado, siempre que el gasto esté correlacionado con la actividad profesional.

• No existe un límite cuantitativo fijo, a diferencia de las dietas de manutención.

• Se exige una justificación documental fehaciente, es decir, factura completa del hotel, nunca tickets o justificantes simples.

3. Gastos de Locomoción

Los gastos de desplazamiento necesarios para el desarrollo de la actividad económica también son deducibles conforme al Artículo 9 del Reglamento del IRPF:

Transporte público

• Es deducible el importe total del gasto, siempre que se justifique mediante factura o documento equivalente.

Vehículo propio

• Se puede deducir la cantidad de 0,26 €/km recorrido, según la Orden HFP/792/2023,

• Además, se pueden deducir los gastos de peajes y aparcamiento, siempre que estén debidamente justificados.

Requisitos generales para que Hacienda acepte los gastos como autónomo

1. Correlación con los ingresos

Este es el requisito más importante. El contribuyente debe demostrar que el gasto es estrictamente necesario para la obtención de ingresos, no simplemente conveniente o habitual.
Así lo recuerda la Sentencia 72/2019 del TSJ de Madrid, que exige acreditar la relación directa entre el gasto y la actividad económica que lo motiva.

2. Justificación documental completa

La documentación debe ser sólida, completa y permitir identificar claramente al autónomo como titular del gasto. En particular:

• La factura completa es el documento prioritario y exigido:
  Debe incluir el destinatario (el autónomo), el emisor, la fecha, el concepto detallado y el importe.

• Los tickets o facturas simplificadas no suelen ser admitidos:
  Hacienda y los tribunales consideran que un ticket no identifica al titular del gasto, por lo que no permite vincularlo con la actividad profesional.
  Este criterio aparece recogido en múltiples resoluciones, como:

  • Sentencia 707/2019 del TSJ de Madrid, que señala que «el ticket puede justificar un consumo, pero no el titular de este, ni si está relacionado con la actividad».

  • Resolución 5626/2019 del TEAR de Andalucía, que también rechaza deducciones justificadas solo con tickets por falta de identificación del contribuyente.

3. Carga de la prueba

La responsabilidad de demostrar que un gasto es deducible recae exclusivamente en el autónomo. Esto significa que es el contribuyente quien debe aportar pruebas claras, suficientes y fehacientes de:

• la realidad del gasto,

• su vinculación con la actividad profesional,

• y su necesidad para obtener ingresos.

Hacienda no tiene la obligación de demostrar que un gasto no es deducible. Esta doctrina está claramente establecida en la Sentencia 663/2017 del TSJ de Madrid.

Conclusión

Deducir dietas, desplazamientos y alojamientos puede ayudarte a pagar menos impuestos, pero Hacienda exige cumplir requisitos estrictos y aportar documentación sólida. Para evitar errores, regularizaciones o sanciones, es clave contar con asesoramiento experto.

En Asesorus ayudamos a autónomos y empresas a deducir correctamente, maximizar ventajas fiscales y cumplir con la normativa sin complicaciones. Si necesitas una revisión personalizada de tus gastos o quieres asegurarte de que estás deduciendo lo correcto, contacta con nosotros y te guiamos paso a paso.