Ser autónomo y llevar tu propio negocio conlleva una serie de responsabilidades y obligaciones como empresario. La fiscalidad y la contabilidad es una de las partes más importantes de esos deberes. Y muchos, para conseguir organizar y llevar los “papeles” al día, se ayudan de los conocidos como libros de contabilidad.
Sin embargo, ¿es necesario disponer de uno de ellos en calidad de autónomo? Antes de responder a la pregunta, lo primero que hay que tener claro es saber qué es un libro de contabilidad.
¿Qué es un libro de contabilidad?
Un libro contable, es un documento en donde una empresa, un autónomo o un empresario registra una contabilidad ordenada que le permita seguir sus operaciones administrativas y mercantiles registradas de una forma cronológica.
Hace años, los libros de contabilidad se encontraban en formato físico. Pero en la actualidad, dichos libros han acabado desembocando en programas de software que permiten una mayor facilidad y gestión fiscal y contable de los ejercicios económicos.
A través de ellos, podemos dar de alta facturas de venta, compra e inversión que, posteriormente, podemos descargar para presentarlas directamente ante el Registro Mercantil.
Los libros de contabilidad tienen que conservarse cuatro años a efectos fiscales y seis años a efectos mercantiles, incluso para los autónomos que se hayan dado de baja en la Seguridad Social.
¿Debo tener un libro de contabilidad siendo autónomo?
Siempre es recomendable a ojos de un experto tener un libro de contabilidad, independientemente de la condición de trabajador que se disponga. Sin embargo, sí que existe un grupo de autónomos que deben presentar y tener de forma obligatoria libros de contabilidad cada ejercicio económico.
Son los autónomos que, en el momento de darse de alta en la Seguridad Social, eligieron el régimen fiscal conocido como de estimación directa. El más utilizado por los autónomos en España en donde sí que es obligatorio llevar libros de contabilidad, que variarán en función de si utilizan el método simplificado o no.
Hacienda
La mayoría de los autónomos en que se encuentran en esta condición, suelen derivar el trabajo de contabilidad y fiscalidad en asesorías, gestorías o despachos especializados. Para que lleven al día sus libros, ya que una mala gestión de los mismos puede acarrear serios problemas con Hacienda y la Agencia Tributaria.
Libros de contabilidad para los autónomos en régimen de estimación directa simplificada
Para este tipo de condición, tres son los libros que los autónomos deben tener al día y presentar dentro de su año fiscal. El libro de ventas e ingresos; el libro de compras y gastos y el libro de bienes de inversión.
– Ventas e ingresos: sucesión cronológica de las facturas emitidas. La numeración es correlativa y solo pueden realizarse cambios a principio de año.
– Compras y gastos: registro de las facturas de compras y gastos de tu negocio que se encuentren relacionadas con la actividad empresarial y/o comercial que se desempeña. En este libro, no es necesario la numeración correlativa, al ser el propio autónomo el que emite la factura.
– Bienes de inversión: libro de contabilidad en donde se registran las facturas correspondientes a los bienes y servicios adquiridos para el inmovilizado material o inmaterial de tu negocio que tengan una vida superior al año. En esta categoría podrían ser incluidos desde las facturas de un nuevo ordenador hasta el mobiliario de oficina.
Libros de contabilidad para los autónomos en régimen de estimación directa sin simplificación
Para todos los autónomos que se encuentren dentro del régimen de estimación directa sin simplificación, dos son los libros de contabilidad que deben ser realizados de forma anual obligatoriamente. El libro diario y el libro de cuentas anuales.
– Libro diario: debe ser realizado cada año de actividad económica. En él, se debe reflejar la situación económica de la empresa al iniciar la actividad y se irá recogiendo todas las operaciones del año. Para poder llevarlo, es necesario disponer de conocimientos básicos de contabilidad.
– Libro de cuentas anuales: El libro más importante para los autónomos que se encuentren en régimen de estimación directa. En él, se refleja el balance de la situación inicial de la empresa o del autónomo. También, el balance trimestral de las sumas y los saldos, el cierre de inventario, la memoria del ejercicio y las cuentas anuales.
