Sabemos que los impuestos pueden ser un tema complicado. Como autónomo, es crucial conocer cuáles son los gastos deducibles para poder optimizar la declaración de la renta y, en consecuencia, reducir la base imponible de tus ingresos. Por eso, te ofrecemos una guía clara y directa sobre los gastos que puedes deducirte como autónomo en tu declaración de la renta 2024.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Para que la Agencia Tributaria considere un gasto como deducible, debe cumplir con los siguientes criterios clave:

• Relación directa con la actividad económica: El gasto debe estar intrínsecamente ligado a la actividad profesional del autónomo, es decir, ser necesario para generar ingresos.
• Justificación adecuada: Es imprescindible contar con documentación que respalde el gasto, preferiblemente facturas completas. En ciertos casos, se aceptan recibos o facturas simplificadas, siempre y cuando incluyan todos los datos fiscales pertinentes. 
• Registro contable: El autónomo debe llevar un registro detallado de estos gastos en sus libros de contabilidad, específicamente en los libros de gastos e inversiones.

El primer criterio es el más subjetivo y, por ende, el que requiere mayor atención. Hacienda pone especial énfasis en la «afectación a la actividad», lo que significa que el gasto debe ser indispensable para generar ingresos.

Vivienda

Cuando se trabaja desde casa, la deducción de gastos como alquiler, hipoteca o suministros se complica. Es imprescindible determinar qué porcentaje de la vivienda se dedica exclusivamente a la actividad profesional.

Hacienda permite deducir un porcentaje de los gastos de suministros (electricidad, agua, gas, internet, telefonía) de la parte de la vivienda destinada a la actividad económica.

Es muy importante que se pueda demostrar de manera objetiva que la parte proporcional de la vivienda está destinada a la actividad profesional.

Vehículo

La deducción de gastos de vehículos (gasolina, reparaciones, etc.) también es un punto conflictivo. Por norma general, solo se permite la deducción del 50% del IVA, a no ser que se pueda demostrar que el vehículo es 100% para la actividad profesional.

Es muy importante mantener un registro detallado de los kilómetros recorridos por motivos profesionales.

La Importancia de la Factura Completa

La insistencia en la factura completa se debe a la necesidad de identificar claramente al emisor y al receptor del gasto.

Los tickets de compra o facturas simplificadas suelen ser insuficientes para Hacienda, ya que no proporcionan todos los datos fiscales necesarios.

Por ello, es imprescindible solicitar siempre la factura completa, incluso en situaciones cotidianas como comidas de trabajo o repostajes.

El Registro Contable: Un Pilar Fundamental

Llevar una contabilidad ordenada y actualizada es esencial para respaldar las deducciones.

El libro de gastos e inversiones debe reflejar cada gasto con detalle, incluyendo la fecha, el importe, el concepto y los datos del proveedor.

La contabilidad es una herramienta fundamental para poder defender los gastos delante de una inspección.

¿Cuáles son los gastos deducibles en mi declaración de la renta?

 Como autónomo, es importante conocer cuáles son los gastos deducibles para poder optimizar la declaración de la renta y, en consecuencia, reducir la base imponible de tus ingresos.  

A continuación, detallamos los 14 gastos deducibles más importantes que puedes incluir en tu declaración, cada uno con sus particularidades:

Consumos de Explotación

Este gasto cubre todo lo necesario para la producción de bienes o la prestación de servicios. Es esencial llevar un control exhaustivo de las existencias para poder calcular correctamente el consumo del ejercicio.  

Sueldos y Salarios

Las retribuciones a los empleados forman parte de los gastos deducibles. Es fundamental cumplir con la normativa laboral y fiscal en cuanto a los pagos y las retenciones de impuestos. Recuerda que este gasto incluye salarios, pagas extraordinarias, indemnizaciones, etc.

Cuota de Autónomos

La cuota de autónomos es uno de los gastos más importantes y fáciles de justificar. Este gasto se puede deducir en su totalidad y el extracto bancario es suficiente como justificante.

Importante: No olvides que este gasto se calcula en función de la base de cotización que elijas.

Otros Gastos de Personal

Abarca una amplia gama de gastos relacionados con los empleados, como obsequios (cestas de Navidad, por ejemplo), formación, y gastos en seguros sociales adicionales.  

Atención: Los obsequios tienen límites y debes llevar un control exhaustivo de todos estos gastos.

Arrendamientos y Cánones

Este apartado incluye alquileres de locales, leasing, asistencia técnica, etc.  

Consejo: Debes diferenciar entre arrendamiento operativo y financiero (leasing), ya que el tratamiento contable y fiscal es distinto en cada caso.

Suministros Domésticos

Puedes deducir el 30% de la parte proporcional de los suministros de la vivienda que utilices para la actividad económica (agua, luz, internet, teléfono). Para ello, es imprescindible tener actualizado el modelo 036 o 037.  

Recuerda: Guardar todos los recibos de los suministros y asegurarte de que la deducción es correcta.

Reparaciones y Conservación

Los gastos por reparaciones y mantenimiento de equipos, instalaciones o locales son deducibles, siempre y cuando no sean ampliaciones o mejoras. La clave está en que sean gastos necesarios para la conservación y no para la mejora de activos.

Servicios de Profesionales Independientes

Los honorarios de abogados, asesores fiscales, auditores, o cualquier otro profesional independiente que contrates para tu negocio, son deducibles.

Importante: Asegúrate de que la factura esté correctamente detallada y relacionada con la actividad económica que realizas.

Gastos por Dietas de Manutención

Las dietas por desplazamientos y manutención tienen unos límites establecidos y deben cumplir con ciertos requisitos para ser deducibles. Los pagos deben realizarse mediante pagos con tarjeta y la factura debe estar bien desglosada.

Atención: Hacienda está revisando este tipo de gastos con mucha atención, así que es importante ser meticuloso, y no realizar el pago en efectivo.

Otros Servicios Exteriores

Este concepto abarca un amplio abanico de gastos, desde publicidad, marketing, hasta servicios bancarios. Es importante poder justificar que estos gastos están directamente relacionados con tu actividad profesional.

 Consejo: Mantén siempre la relación entre el gasto y tu actividad bien documentada.

Tributos Fiscalmente Deducibles

Los tributos como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) o el Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM) son deducibles.  

Sin embargo, importante: No son deducibles las sanciones y recargos, por lo que no debes incluir estos gastos en la contabilidad de tu negocio.

IVA Soportado

El IVA soportado solo es deducible en ciertos casos, como cuando realizas actividades exentas de IVA o en regímenes fiscales especiales. Debes asegurarte de cumplir con los requisitos para que este gasto sea correctamente deducido.

Gastos Financieros

Los intereses de los préstamos que utilices para tu actividad profesional, así como otros gastos financieros derivados de tu actividad, son deducibles

Importante: No se incluyen los intereses derivados de capital propio (por ejemplo, si utilizas tus propios ahorros como financiación).

Amortizaciones

Las amortizaciones de los activos de tu negocio (como maquinaria, vehículos o equipos informáticos) son deducibles. El cálculo de estas amortizaciones puede ser algo complejo, especialmente en el régimen de estimación directa normal, pero es fundamental tenerlas en cuenta para reducir tu base imponible.

En Asesorus estamos aquí para ayudarte. Nos especializamos en gestionar todas tus obligaciones como autónomo, desde la contabilidad diaria hasta la presentación de tu declaración de la renta. Nuestro equipo de expertos se encarga de optimizar tus deducciones y asegurarse de que cumples con la normativa vigente, para que tú puedas centrarte en hacer crecer tu negocio sin preocupaciones.

Gastos del Autónomo: Deducciones “especiales” y claves para justificar la afectación a la actividad.

Hacienda es cada vez más exigente con estos gastos, por lo que conocer en detalle cómo deducirlos correctamente es fundamental para evitar problemas en una futura inspección. A continuación, profundizamos en el funcionamiento y requisitos de algunos de estos gastos deducibles.

Local u Oficina Local en Alquiler o en Vivienda Propia

Si dispones de un local u oficina, ya sea alquilado o en propiedad, es imprescindible notificar a Hacienda los datos correspondientes al momento de darte de alta (mediante el modelo 036 o 037) o a través de una modificación si te trasladas a otro local.

En este sentido, podrás deducir todos los gastos asociados al local:

Alquiler, reformas y mantenimiento: Incluye luz, agua, teléfono y otros servicios.

Gastos asociados a la hipoteca o al seguro: En caso de vivienda en propiedad, podrás amortizar la inversión realizada.

Local u Oficina en Vivienda

Cuando utilizas una parte de tu vivienda para desarrollar tu actividad profesional, deberás notificarlo a Hacienda especificando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo habitual es afectar una o dos habitaciones, lo que puede oscilar entre un 15% y un 50%.

Gastos asociados: Los gastos de la vivienda (suministros, comunidad, etc.) se podrán deducir en función de este porcentaje.

Facturación en alquiler: Si estás alquilando, el propietario debe emitir dos facturas diferenciadas, ya que la parte profesional debe incluir IVA. Además, Hacienda puede requerir contadores separados para el consumo de agua o luz entre la parte privada y la profesional.

Teléfono Móvil

Para poder deducir el gasto del teléfono móvil, Hacienda exige que se dispongan de dos líneas diferenciadas: una destinada exclusivamente a la actividad profesional y otra para uso personal. De esta forma, podrás justificar que el gasto se relaciona directamente con la actividad económica.

Vehículo y Gastos Asociados Vehículo Particular

El uso del vehículo particular y los gastos asociados (gasolina, mantenimiento, seguro, etc.) tienen un tratamiento especial:

Actividades específicas: Aquellos autónomos dedicados al transporte de viajeros o mercancías, enseñanza de conductores, o actividades comerciales (taxistas, transportistas, repartidores, etc.) pueden deducir íntegramente estos gastos en el IRPF.

Otros casos: Para el resto de los autónomos, estos gastos no se admiten en su totalidad en el IRPF y, como máximo, se podrán deducir hasta el 50% en el caso del IVA.

Renting: Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque se aplican las mismas limitaciones en cuanto a la deducción de cuotas y del IVA soportado.

Gastos de Viajes y Representación

Los gastos relacionados con viajes y representación comprenden:

Transporte: Billetes de avión, tren, taxis y otros medios de transporte público.

Estancia y manutención: Gastos en hoteles, comidas y cenas.

Para que estos gastos sean deducibles, es crucial acreditar el carácter profesional de cada desplazamiento. Por ello:

Se recomienda llevar un registro en una agenda o anotar al dorso de la factura con quién se realizó la comida o reunión.

Los viajes fuera del municipio de residencia suelen plantearse sin mayores problemas, mientras que las dietas realizadas en el municipio de residencia pueden no ser admitidas.

Gastos de Vestuario

El gasto en vestuario se admite únicamente cuando se trata de:

Ropa de protección o uniformes: Prendas específicas para el desarrollo de la actividad, incluyendo aquellas que llevan el logotipo o anagrama del negocio.

Excepciones para artistas: En algunos casos, se permite una interpretación más flexible, aunque es importante contar con la documentación que respalde el uso profesional del vestuario.

Gastos Deducibles Sin Factura

La normativa del IRPF permite la deducción de ciertos gastos sin necesidad de presentar factura reglamentaria. Entre ellos se incluyen:

• Pólizas de seguros.
• Salarios y seguros sociales.
• Cuota de autónomos.
• Gastos bancarios.
• Gastos derivados de contratos mercantiles: Como traspasos de locales, fianzas de alquiler o escrituras de constitución de sociedades.
• Impuestos y tasas municipales: Por ejemplo, IBI o tasa de basura.

Gastos Fiscalmente No Deducibles

Por último, es importante conocer cuáles son los gastos que no serán considerados deducibles:

• Multas y sanciones: Incluidos los recargos por presentaciones fuera de plazo.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
• IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

Si tienes dudas sobre cómo gestionar o deducir estos gastos, en Asesorus estamos preparados para ayudarte.  

Nuestro equipo de expertos se encargará de que cumplas con todas tus obligaciones fiscales de manera óptima, permitiéndote centrarte en el crecimiento de tu negocio.  

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