¿Qué es Verifactu?

Verifactu es una nueva normativa que exige al software de facturación que garantice la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, con estandarización de formatos y la posibilidad (y en ciertos casos obligación) de remitir los registros a la AEAT en tiempo real.

¿Qué supone Verifactu para autónomos y pymes?

El mayor control fiscal de la historia. La agencia tributaria interviene todos los softwares de facturación. Puede conocer tu facturación en tiempo real. Esto conlleva, por ejemplo, no podrás borrar facturas. Si quieres modificar una factura tendrás que abonarla y hacerla de nuevo. La agencia tributaria podrá conocer todos esos movimientos.

¿Verifactu provocará más inspecciones de la agencia tributaria?

Seguramente si. Serán más automáticas, robotizadas. Lo hará un robot con sus algoritmos y con IA. Al haber más control fiscal y al conocer mejor las facturas que emites, no podrás dejar de emitir ninguna. El software hará de controlador fiscal. Los clientes, se acostumbrarán a que los tickets y las facturas lleven un código QR y sabrán que, si no lo llevan, no está siendo declarada, por lo tanto, podrán denunciarlo.

Si piensas que puedes llevar las facturas emitidas por un software no controlado, o bien, hacerlas a mano, asumirás un riesgo fiscal de sanciones muy elevadas, que no te van a compensar.

¿Cuál es la cutntía de las sanciones por no cumplir con verifactu?

Es muy elevada. Increíblemente desproporcionado para autónomos y pymes, que puede arruinar a muchos. Consiste en una sanción fija de 50.000€ y una variable en función del volumen de facturas emitidas de 1.000€ por cada factura.

Ejemplos prácticos

• Una pyme usa un programa de facturación no adaptado a Veri*factu y emite 200 facturas en un año:

Multa de 50.000 € + 200.000 € (1.000 € por cada factura) = 250.000 €.

• Un autónomo con 20 facturas emitidas con software no homologado:

Multa de 50.000 € + 20.000 € = 70.000 €.

¿Quién está obligado a Verifactu?

Todas aquellas empresas y autónomos que este obligado a EXPEDIR FACTURAS. Subrayamos expedir facturas, porque aquí esta la clave. Muchos clientes nos dicen que su actividad es exenta, pero aún así, están obligados a expedir facturas, por lo tanto, tienen que someterse a verifactu.

Esto es lo que dice literalmente la norma en su artículo 3 del RD 1007/2023:

Están obligados a utilizar sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación todos los empresarios y profesionales que, de acuerdo con la normativa tributaria, estén obligados a expedir facturas.

Si un autónomo o empresa no esta obligado a expedir factura, ¿pero la solicita un cliente, tiene que declararla en verifactu?

Si tienes que registrarla en el software adecuada y cumplir con verifactu. Aunque no estes obligado a expedir factura, si te la pide un cliente, la tienes que hacer y además cumplir con verifactu. O bien, registrarla en un software certificado para verifactu o bien, registrarla en la aeat en un formulario/ aplicación habilitada por la agencia tributaria.

¿Si una empresa o autónomo usa facturas en papel y a mano, están obligados a usar un software de facturación?

Si, efectivamente está obligado. La norma dice literalmente: “…están obligados a utilizar sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación todos los empresas y profesionales que estén obligados a expedir facturas”

¿Qué actividades no tienen obligación de expedir factura, y por lo tanto, quedarían no obligados a Verifactu?

1. Sanidad y servicios médicos; Médicos, dentistas, fisioterapeutas, psicólogos sanitarios, hospitales, clínicas, etc.

Sin embargo, si el cliente solicita factura, hay que emitirla y entraría en Veri*factu.

2. Educación y formación reglada; Centros escolares, universidades, academias con enseñanza reglada.

Con respecto a la Formación no reglada (ej. cursos privados) sí suele requerir factura y, por tanto, entraría en Veri*factu.

3. Servicios sociales: Residencias de mayores, asistencia social, entidades sin ánimo de lucro que presten servicios sociales reconocidos.
4. Servicios culturales exentos; determinadas actividades culturales (visitas a museos, bibliotecas, conciertos organizados por entidades públicas o exentas).
5. Seguros, banca y actividades financieras; entidades aseguradoras, bancos, cajas, sociedades de crédito, operaciones de préstamo e intereses.
6. Agricultura, ganadería y pesca en régimen especial; empresarios acogidos al Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (REAGP).

De igual forma, no están obligados a facturar salvo que lo solicite el destinatario.

7. Comercio minorista en recargo de equivalencia; tiendas de ropa, zapaterías, kioscos, estancos, etc. que tributen en recargo de equivalencia.

Normalmente no emiten factura, solo ticket de compra. Sin embargo, igual que en los casos anteriores, si el cliente pide factura, esa factura sí deberá cumplir Veri*factu.

Recomendación para estas actividades exentas de verifactu. Deben tener un software habilitado para verifactu para esas facturas. Es más rápido e intuitivo que el formulario o aplicación que facilita la agencia tributaria. En el caso, de ser facturas, de forma muy puntual, el coste del software podrá ser incluso gratuito.

Entre sus claves:

• Código QR en todas las facturas emitidas con software, para verificación y control. Pymes y Autónomos
• Remisión en línea de registros bajo modalidad “SIF Veri*factu” (continuada, segura y consecutiva) o, si no se remiten, obligación de conservar registros íntegros e inalterables. Agencia Tributaria
• Prohibición del software de doble uso con régimen sancionador reforzado. Supercontable+1

Fechas de entrada en vigor (calendario oficial)

La AEAT ha fijado una entrada progresiva en 2026:

• 1 de enero de 2026: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2026: resto de obligados (autónomos, etc.).
  La AEAT pondrá además una app gratuita para quienes emitan pocas facturas. Agencia Tributaria

Nota rápida sobre 2025: desde julio de 2025 solo pueden comercializarse programas homologados por la AEAT. Prepara el cambio con tu proveedor durante 2025. Diario AS

¿A quién aplica?

A empresarios y profesionales que utilicen software de facturación en España (pymes y autónomos incluidos). El objetivo es que cualquier sistema usado para facturar cumpla con los requisitos técnicos y de seguridad del reglamento. Noticias Jurídicas

¿Qué cambia en tus facturas y procesos?

1. Factura con QR: cada factura (también las simplificadas) debe incorporar código QR verificable. Pymes y Autónomos
2. Registros inalterables: encadenado y trazabilidad de los registros, sin “huecos” ni alteraciones sin dejar rastro. Noticias Jurídicas
3. Remisión en línea (opción Veri*factu): si eliges modalidad VERI*FACTU, tu software remite automáticamente los registros a la AEAT en tiempo real. Agencia Tributaria
4. Sanciones anti “doble uso”: fuertes multas a fabricantes, distribuidores y usuarios de software que permita ocultar ventas. Supercontable+1

Recomendaciones para pymes y autónomos (checklist práctico)

• 1) Verifica tu software: exige a tu proveedor certificado/“homologación AEAT” y plan de actualización antes de diciembre de 2025. Diario AS
• 2) Pilota con tiempo: activa cuanto antes el modo VERI*FACTU y prueba la remisión en línea en un entorno controlado. La AEAT ofrece app gratuita si emites pocas facturas. Agencia Tributaria
• 3) Revisa tus plantillas: incorpora QR y adapta series, pie legal y conservación de registros. Pymes y Autónomos
• 4) Forma al equipo: protocolo de correcciones (anulaciones/rectificativas), cortes diarios, y control de rechazos si remites en línea. Agencia Tributaria
• 5) Política de conservación: garantiza accesibilidad y legibilidad por el plazo de prescripción. Agencia Tributaria
• 6) Evalúa riesgos: elimina cualquier rastro de software paralelo o funciones de manipulación (riesgo sancionador). Supercontable+1

¿Por qué es importante?

• Menos riesgo fiscal: el QR y los registros encadenados dificultan el fraude y simplifican comprobaciones. Noticias Jurídicas
• Eficiencia: formatos estandarizados facilitan conciliaciones y auditoría. Noticias Jurídicas
• Digitalización: acelera el salto a procesos paperless y automatización contable. Cinco Días

TicketBAI (País Vasco): qué pasó allí y qué podemos aprender

Qué es: TicketBAI (TBAI) es el sistema foral (Álava, Bizkaia y Gipuzkoa) que encadena y firma electrónicamente cada factura, añade código TBAI + QR, y remite información a la Hacienda foral. Cámara de Gipuzkoa+1

Calendario:

• Gipuzkoa: obligatorio para todas las actividades desde 1 de junio de 2023 (despliegue progresivo previo). gipuzkoa
• Bizkaia (BATUZ): implantación gradual 2024–2026 (con LROE y TicketBAI), completándose en enero de 2026. zerocoma.com+1

Impacto real en empresas (según prensa y guías locales):

• Comercios sencillos: adaptación relativamente fluida con módulos de bajo coste;
• Operativa compleja: más fricciones por rechazos automáticos (datos erróneos/infraestructura obsoleta).
• Alto grado de adopción antes del fin del calendario (Bizkaia). Cadena SER+1

Lecciones aplicables a Veri*factu:

1. Empieza pronto: los pilotos reducen rechazos cuando pase a ser obligatorio. Cadena SER
2. Calidad de datos: claves NIF, series, tipos de IVA y desglose correcto; los errores provocan rechazos. Cadena SER
3. Hardware/Software: equipos antiguos y versiones sin soporte complican la implantación. Actualiza antes. Cadena SER
4. Formación: TicketBAI mejoró rutinas de emisión y control; con Veri*factu pasará lo mismo si hay formación y procedimientos claros. Cadena SER

Comparativa rápida: Veri*factu vs. TicketBAI

Aspecto	Veri*factu (Estado)	TicketBAI (País Vasco)
Ámbito	Estatal (AEAT)	Foral (Álava, Bizkaia, Gipuzkoa)
Fechas clave	01/01/2026 (IS) y 01/07/2026 (resto)	Gipuzkoa: 01/06/2023; Bizkaia (Batuz): despliegue 2024–2026
QR en factura	Sí, obligatorio con software	Sí, con código TBAI y QR
Remisión en línea	Modalidad VERI*FACTU (tiempo real) o conservación inalterable	Sí, envío a Hacienda foral
Requisitos técnicos	Estandarización y trazabilidad; anti “doble uso”	Encadenado + firma electrónica; TBAI+QR
App pública	App gratuita AEAT para pocos emisores	No estatal; soluciones forales/privadas

Fuentes: zerocoma.com+4Agencia Tributaria+4Pymes y Autónomos+4

Conclusión

Veri*factu no es “solo” un QR: es un cambio de proceso que exige software homologado, registros a prueba de manipulaciones y, si optas por ello, envío en tiempo real a la AEAT. La experiencia de TicketBAI demuestra que quien se adelanta evita prisas, reduce errores y minimiza costes de última hora.

Pasos recomendados para ajustarse a Veri*factu

1. Diagnóstico inicial
   • Revisar el software de facturación actual y confirmar si es compatible o necesitará actualización/adaptación.
   • Identificar todos los puntos de emisión de facturas (ERP, TPV, herramientas online, etc.).
2. Selección del software homologado
   • Asegurarse de que el proveedor ya esté trabajando en la adaptación a Veri*factu.
   • Comprobar que incluya el código QR y la remisión de registros en el formato XML exigido.
3. Adecuación de procesos internos
   • Adaptar las plantillas de facturas al nuevo formato.
   • Formar al personal en la emisión y custodia de facturas bajo los nuevos requisitos (sin posibilidad de alteración).
4. Planificación de la transición
   • Realizar pruebas piloto durante 2025 antes de que la obligación sea general.
   • Establecer un protocolo de control interno para verificar que todas las facturas se registran y conservan correctamente.
5. Cumplimiento y auditoría
   • Guardar la documentación de cómo se cumple el sistema, para poder justificar ante Hacienda.
   • Revisar periódicamente que no haya riesgos de incumplimiento, dado que las sanciones son elevadas.

Modalidades de Veri*factu

Existen dos opciones:

1. Envío de los registros a Hacienda en tiempo real
   • Cada factura generada se comunica automáticamente a la AEAT.
   • Ventajas: máxima transparencia, simplifica futuras comprobaciones.
   • Inconvenientes: requiere conexión estable y puede generar dependencia del sistema online de Hacienda.
2. Conservación de los registros solo en el software
   • Los datos quedan en el sistema del contribuyente con el sello y código Veri*factu, sin enviarlos automáticamente.
   • Ventajas: mayor autonomía, no depende de la conexión con la AEAT.
   • Inconvenientes: si hay inspección, la empresa deberá facilitar todos los registros a Hacienda; puede ser percibido como menos “proactivo”.

Recomendación para una pyme

• Modalidad recomendada:
  Para la mayoría de pymes, lo más práctico suele ser enviar los datos a Hacienda en tiempo real.
  • Evita problemas de sincronización.
  • Da seguridad jurídica frente a posibles sanciones.
  • Reduce trabajo administrativo en caso de inspección.
• Excepción:
  Si la pyme tiene problemas de conectividad (ej. negocios en zonas con internet inestable), puede ser más realista mantener los registros en el software y transmitirlos solo cuando sea necesario.

Mi consejo: en 2025 iniciar pruebas con la modalidad de envío automático a Hacienda, y mantener como plan B la conservación local en software homologado, por si hubiera fallos técnicos.