Crear una sociedad limitada (SL) es solo el primer paso en el camino hacia el éxito empresarial. En Asesorus, estamos dedicados a ayudar a las pymes en España a comprender y manejar sus obligaciones fiscales, contables y laborales. Aquí te explicamos en detalle qué debes hacer una vez que has constituido tu SL:

1. Registro y Alta en Hacienda

Después de formar tu SL, debes registrarte en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a través del modelo 036 o 037. Este paso es crucial para obtener tu Número de Identificación Fiscal (NIF), necesario para todas tus actividades empresariales. El NIF es esencial para facturar, declarar impuestos y para la identificación ante cualquier organismo público.

2. Inscripción en la Seguridad Social

Es necesario inscribir tu empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social para obtener un código de cuenta de cotización. Este código es imprescindible para contratar trabajadores y para cumplir con las obligaciones en cuanto a cotizaciones sociales de tus empleados. Te ayuda a manejar las cotizaciones por accidentes de trabajo, desempleo, y otros seguros sociales.

3. Libros Obligatorios y Contabilidad

Las sociedades limitadas en España deben mantener una serie de libros oficiales y realizar una contabilidad adecuada que refleje con precisión la situación financiera de la empresa. Aquí te explicamos cuáles son esos libros y las normas sobre cuándo y cómo deben ser presentados:

• Libro de Actas: Este libro registra todas las decisiones tomadas durante las juntas de socios o asambleas, incluyendo las actas de la junta general y del consejo de administración, si existe. Las actas deben inscribirse cronológicamente y firmarse por todos los asistentes para validarlas.
• Libro Registro de Socios: Contiene información detallada sobre la identidad de los socios, sus aportaciones y cualquier cambio en la titularidad de las participaciones sociales. Este libro es fundamental para mantener la trazabilidad de la estructura accionarial de la empresa.
• Libros Contables:
  • Libro Diario: Registra día a día todas las operaciones económicas que realiza la empresa. Cada transacción debe describirse detalladamente, incluyendo la fecha, el concepto y las cuentas afectadas.
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Al menos una vez al año, debes hacer un inventario detallado de todos los activos y pasivos de la empresa. Además, este libro incluye las cuentas anuales, que comprenden el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria, que explica y detalla la información contenida en los otros documentos.

¿Cuándo y cómo presentar estos libros?

• Legalización de libros: Los libros deben ser legalizados telemáticamente en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la sociedad. Esto debe hacerse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, generalmente antes del 30 de abril del año siguiente si el ejercicio coincide con el año natural.
• Presentación de las Cuentas Anuales: Las cuentas anuales deben ser formuladas por los administradores dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Posteriormente, deben ser aprobadas por la Junta General de Socios, que debe celebrarse dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio. Una vez aprobadas, las cuentas anuales junto con el informe de gestión y el informe de los auditores, en caso de ser una empresa auditada, deben presentarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.

4. Declaraciones Tributarias

Como SL, debes cumplir con varias obligaciones tributarias:

• IVA: Debes presentar declaraciones trimestrales usando el modelo 303 y un resumen anual con el modelo 390.
• Impuesto de Sociedades: Declaración anual de los beneficios de la empresa mediante el modelo 200.
• Retenciones de IRPF: Si tienes empleados, debes gestionar las retenciones de sus salarios y presentarlas trimestralmente mediante el modelo 111, con un resumen anual en el modelo 190.

5. Gestión de Empleados y Nóminas

Al contratar trabajadores, debes:

• Registrarlos en la Seguridad Social inmediatamente.
• Establecer un sistema de nóminas que calcule correctamente los salarios, las retenciones de IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Cumplir con la normativa laboral, incluyendo contratos, condiciones de trabajo, derechos de los trabajadores, etc.

6. Cumplimiento Normativo

Es esencial que tu empresa cumpla con todas las normativas aplicables, como la protección de datos personales bajo el RGPD y las normas de prevención de riesgos laborales. Estas regulaciones ayudan a proteger la información sensible y garantizan un ambiente de trabajo seguro.

7. Auditoría y Revisiones

Realizar auditorías internas y, si es necesario, auditorías externas puede ayudar a identificar áreas de mejora en la gestión financiera y operativa de tu empresa. Estas revisiones son valiosas para asegurar la transparencia y la buena gobernanza corporativa.

8. Comunicaciones y Relaciones Corporativas

El desarrollo de una estrategia de comunicación efectiva es vital para mantener una buena relación con clientes, proveedores y otros stakeholders. Una comunicación clara y efectiva puede fortalecer la reputación y contribuir al crecimiento de tu empresa.

9. Actualización y Formación Continua

El entorno de negocios está en constante evolución, por lo que es crucial mantenerse informado sobre cambios legales, tendencias del mercado y nuevas oportunidades de negocio.

En Asesorus, estamos aquí para apoyarte en cada paso del camino, ofreciendo servicios personalizados para asegurar que tu empresa no solo cumpla con sus obligaciones, sino que también prospere en el mercado. Contáctanos para descubrir cómo podemos ayudarte a gestionar y expandir tu negocio de manera efectiva.