5S es una técnica de gestión japonesa que describe 5 pasos para mejorar la organización del trabajo. Con esta metodología se aumenta la productividad mediante una buena organización del espacio de trabajo. Creada por Toyota en la década de 1960, se compone de 5 pasos: Seiri (clasificación), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (estandarización) y Shitsuke (disciplina).
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Seiri (clasificación)
Consiste en separar entre los elementos necesarios e innecesarios y deshacerse de aquello que no necesitas. Hazte esta pregunta: ¿Necesito este objeto en mi día a día? Parece obvio, pero, a menudo, acumulamos documentos en el ordenador, dispositivos averiados y demás cosas que realmente no necesitamos.
Seiton (orden)
Almacenar ordenadamente tus materiales de trabajo para que siempre estén accesibles para los empleados sin que se pierda tiempo en buscarlos. Identifica aquellos dispositivos, libros o herramientas indispensables para tus tareas y asígnales un sitio fijo. Diferencia entre aquellos objetos que utilizas frecuentemente y los que utilizas de forma ocasional. Sitúa los más utilizados en los lugares más accesibles.
Seiso (limpieza)
Mantén limpio tu espacio de trabajo. Para ello, limpiar debería convertirse en una tarea diaria de al menos 5 minutos al día para conservar tu oficina en buenas condiciones. No es lo mismo trabajar en una mesa desbordada y sin espacio que en un entorno amigable y sin distracciones.
Seiketsu (estandarización)
Estandarizar prácticas de trabajo facilita la movilidad de los trabajadores en diferentes tareas. Además, establecer unos procesos de trabajo claros y definidos facilita las tareas y nos hace más productivos. Así cualquier miembro del equipo puede dedicarse a determinada tarea dependiendo de las necesidades del momento.
Shitsuke (disciplina)
Establecer buenos hábitos permite consolidar procesos de trabajo y mejorar la organización de la empresa. Es necesario aplicar un control riguroso para que esta metodología se convierta en parte de la cultura de la organización. Muchos autónomos eligen los espacios de coworking porque así cumplen un determinado horario que en su propia casa no respetarían. Las rutinas nos ayudan a garantizar la disciplina.
